Vastuullinen liiketoiminta & Speak Up -käytäntö

Huolenaiheita voivat olla esimerkiksi

• lainvastainen toiminta, esim. rikolliset teot, kuten salassapitovelvoitteiden rikkominen, varojen väärinkäyttö, varkaus, petollinen harhaanjohtaminen, kavallus, petos ja lahjonta;

• taloudelliset petokset, kuten kirjanpidon manipulointi, sisäisten valvonnan menettelyjen laiminlyönti, varojen väärinkäyttö tai petolliset lausumat;

• lahjonta tai korruptio, esim. eturistiriidat, lahjonta, sponsorointi, lahjoitukset, lahjat tai avustukset;

• ylimmän johdon vakavat teot, joista ei ole mahdollista raportoida paikallisia kanavia käyttäen ilman negatiivisten vaikutusten riskiä;

• kilpailulainsäädännön rikkominen, esim. hintojen vahvistaminen, arkaluontoisten hintatietojen vaihtaminen tai salainen yhteistyö kilpailijoiden kanssa;

• ympäristön, terveyden tai turvallisuuden vakava vaarantaminen, mukaan lukien elintarviketurvallisuus;

• toiminta, joka on muutoin lain, kansainvälisen sopimuksen tai muun velvoittavan sopimuksen mukaan vakavaa sopimatonta toimintaa, esimerkiksi syrjintä, seksuaalinen häirintä, lapsityövoiman käyttö tai ihmisoikeusloukkaukset;

• rikkomukset muilla aloilla, jotka on määritelty EU:n ns. Whistleblowing-direktiivissä, esimerkiksi julkiset hankinnat, rahanpesu ja terrorismin rahoitus, tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus, kansanterveys, tietosuoja ja tietoturvarikkomukset.

Työsuhteen ehtoihin tai omaan työpaikkaan liittyvät huolenaiheet, kuten ristiriidat työtovereiden ja esimiesten kanssa, kurinpitoseuraamukset sekä palkkojen ja etuuksien oikea-aikainen maksaminen eivät kuulu Speak Up -käytännön piiriin. Niistä tulee yleensä ilmoittaa lähiesimiehelle tai paikalliselle henkilöstöjohtajalle, ja ne tulisi ratkaista paikallisesti.

Jos et halua käsitellä asiaa paikallisen raportointijärjestelmän kautta tai jos asiaa ei mielestäsi ratkaistu tyydyttävästi, voit ilmoittaa huolenaiheestasi Speak Up -järjestelmässä.

Tutkimusten eteneminen
Ulkopuolinen asianajotoimisto seuloo prosessin eturistiriitojen välttämiseksi ennen kuin raportti lähetetään konsernin sisäisen tarkastuksen päällikölle tai se eskaloidaan asianmukaisille muille ISS:n toimielimille. 

Konsernin sisäisen tarkastuksen päällikön on i) kirjattava kaikki raportit ja kuitattava ne seitsemän päivän kuluessa, ii) arvioitava raportin vakavuus ja uskottavuus sekä iii) määriteltävä asianmukaiset toimenpiteet. Jotkin ilmoitukset voidaan ratkaista ilman tutkimuksia. 

Konsernin sisäisen tarkastuksen päällikkö voi konsultoida ilmoituksestasi ISS:n yritysvastuuvaliokunnan tai tarkastusvaliokunnan ja kenen tahansa ylimmän johdon jäsenen kanssa. Hän voi myös käyttää ulkopuolisia tarkastajia, tutkijoita ja/tai oikeudellisia neuvonantajia avustamaan tutkimuksessa ja tulosten analysoinnissa.

Asianmukaisiin korjaaviin toimenpiteisiin ryhdytään, mikäli tutkimuksissa ilmenee, että ISS:n käytäntöjä tai lakeja ja säädöksiä on rikottu. Mikäli lainsäädäntö sen sallii ja olosuhteet sen mahdollistavat, ISS ilmoittaa sinulle suunnitelluista tai toteutetuista toimista sekä jatkotoimien perusteluista.

Ilmoittajien suojaaminen kostotoimilta
Jos ilmoitat huolenaiheesta ISS:lle vilpittömässä mielessä, varmistamme, ettei Speak Up -ilmoituksesta aiheudu syrjintää tai kostotoimia.

Kansalliset lait voivat tarjota paremman suojan Speak Up -ilmoituksen ja -tutkimuksen johdosta. Soveltuessaan kansalliset lait täydentävät tätä käytäntöä tai ovat siihen nähden ensisijaisia. 

Kostotoimilla tarkoitetaan mitä tahansa suoraa tai epäsuoraa tekoa tai laiminlyöntiä, joka aiheuttaa tai saattaa aiheuttaa perusteetonta haittaa ilmoittajalle. Jos epäilet joutuneesi kostotoimien kohteeksi raportoinnin tai tutkinnan vuoksi, ilmoita asiasta välittömästi konsernin sisäisen tarkastuksen päällikölle (yhteystiedot alla) tai käyttämällä Speak Up -järjestelmää. Kaikki tällaiset ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.

Vaihtoehtoiset ilmoitustavat raportointiviranomaisille
Jos asut EU:n alueella, voit ISS:lle ilmoittamisen sijaan ilmoittaa huolenaiheesta paikalliselle, omassa maassasi käytössä olevalle ilmiantokanavalle. Suomessa keskitettynä ulkoisena ilmoituskanavana toimii Oikeuskanslerinvirasto.

Ilmoitus on mahdollista tehdä oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan esimerkiksi jos ilmoittajalla ei ole mahdollisuutta tehdä ilmoitusta sisäiseen ilmoituskanavaan tai ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että sisäisen ilmoituksen perusteella toimenpiteisiin ei ole ryhdytty määräajassa tai ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa olevansa vaarassa joutua vastatoimien kohteeksi ilmoituksen johdosta. Oikeuskanslerinvirasto siirtää ilmoituksen toimivaltaiselle viranomaiselle eikä itse tutki ilmoituksia.

Lue lisää Oikeuskanslerinviraston sivuilta >>
Sähköinen ilmoituslomake on täällä >>
 
On suositeltavaa ilmoittaa ongelmista ensin ISS:lle.

Henkilötiedot
Speak Up -järjestelmän kautta toimitettujen henkilötietojen kerääminen, käsittely ja mahdollinen luovuttaminen tapahtuvat sovellettavien tietosuojalakien, kuten yleisen tietosuoja-asetuksetn (GDPR) mukaisesti.