SPEAK UP -ILMIANTOKÄYTÄNTÖ

Vakavista ja arkaluontoisista tilanteista ilmoittaminen

ISS on ottanut käyttöön "Speak Up" -käytännön ja -raportointijärjestelmän, jonka avulla työntekijät, liikekumppanit ja muut sidosryhmät voivat ilmoittaa vakavista ja arkaluontoisista ongelmista luottamuksellisesti.

Speack up_Graded
Lue ISS:n toimintaohje, Code of ConductLue ISS Speak Up -ilmiantokäytännöstäTee ilmoitusRead the ISS Anti-corruption statement

Speak Up -ilmiantokäytäntö

ISS:llä on käytössään "Speak Up" -ilmiantokäytäntö, joka antaa ISS:n työntekijöille, yhteistyökumppaneille ja muille sidosryhmille mahdollisuuden raportoida vakavista ja arkaluontoisista huolistaan turvallisesti ja luottamuksellisesti.

Jos työnantaja, asiakas, liikekumppani tai muu sidosryhmän edustaja epäilee ettei ISS:n eettistä ohjeistoa ja toimintaohjeita tai lakia ja asetuksia noudateta, rohkaisemme tekemään siitä ilmoituksen. Raportoimalla toimit eettisen ohjeistomme ja arvojemme hengessä ja autat meitä suojaamaan liiketoimintaamme ja mainettamme.

Huolesta voi ilmoittaa monin eri tavoin. Riippuen aiheen luonteesta ja vakavuudesta neuvomme ilmoittamaan siitä ensin lähimmälle esimiehellesi, paikalliselle People & Culture -yksikölle, lakiosastolle tai talousjohtajalle.


Toinen mahdollisuus on käyttää Speak Up -ilmiantokanavaa, jota ylläpitää riippumaton, ISS:n ulkopuolinen toimija. Speak Up -järjestelmään pääsee joko oman maan tai ISS-konsernin verkkosivujen kautta. ISS Speak Up -järjestelmä on avoinna ympäri vuorokauden sekä työnantajille että kolmansille osapuolille, ja sitä voi käyttää 21 eri kielellä. Oman nimesi ilmoittaminen on suotavaa, mutta voit myös tehdä ilmoituksen nimettömänä. Ilmoituksen voi myös tehdä puhelimitse paikalliseen numeroon, jotka on listattu alla.

Kaikki Speak Up -kanavan kautta ilmoitetut aiheet siirtyvät konsernin sisäiseen tarkastukseen, jossa arvioidaan, täyttääkö asia Speak Up -käytännön käsittelykriteerit. Sen jälkeen asia siirtyy Business Integrity -komitean hoidettavaksi.

Tuemme avointa ja rehellistä viestintää ja kannustamme raportoimaan huolenaiheista. ISS takaa, että kaikki asiat otetaan vakavasti ja käsitellään asianmukaisesti. Emme paljasta henkilöllisyyttäsi tai yhteystietojasi, ellet ole etukäteen antanut siihen suostumustasi. Ilmoituksen tehneen työntekijän tai kolmannen osapuolen syrjintää tai kostoa ei hyväksytä missään muodossa. Jos koet joutuneesi koston kohteeksi, tee siitä ilmoitus.

SPEAK UP

Näin se toimii

Speak Up -ilmiantokanava on tarkoitettu arkaluontoisten ja vakavien seikkojen ilmoittamiseen, jotka saattavat haitata ISS:n liiketoimintaa ja joita ei voida niiden luonteen vuoksi ilmoittaa normaalien ilmoituskanavien kautta.

ISS takaa, että kaikki asiat otetaan vakavasti ja käsitellään asianmukaisesti. Kaikki viestit käsitellään nimettömästi ja luottamuksellisesti, ellet ole erikseen antanut suostumustasi. Kaikki ilmoitukset vastaanottaa konsernin sisäisen tarkastuksen päällikkö.

Oman nimen ja ongelman mahdollisimman tarkkojen tietojen antaminen on suositeltavaa asian tutkimisen helpottamiseksi. Sinulta saadetaan myös pyytää tarkempia tietoja. Joissakin tapauksessa asian tutkiminen ei voi edetä ilman tarkkoja tietoja. Pyydämme antamaan ISS:lle mahdollisimman paljon tietoa ilmoitetun ongelman tutkinnan helpottamiseksi. ISS käsittelee kaikki Speak Up -käytännön kautta esiin tuodut ongelmat luottamuksellisesti, ellei muu toimintatapa ole tarpeen tarkan ja oikeudenmukaisen tutkinnan suorittamiseksi. Suojaamme ilmoittajaa asianmukaisin toimenpitein.

Alla olevan Speak Up -oppaan avulla voit selvittää, onko asiasi paikallinen vai koko konsernia koskeva.

Työpaikkaan liittyvistä ongelmista ilmoittaminen 

 - ISS:llä on lukuisia toimipisteitä eri puolilla maailmaa, ja työntekijöiden virheistä tai arvojen vastaisesta toiminnasta on ilmoitettava ISS:llä omalle esimiehelle tai yksikön johtajalle.
 
- Tilanteita, jotka voivat johtaa vakavaan onnettomuuteen tai kuolemaan, samoin kuin väkivaltainen tai syrjivä käytös, kuten seksuaalinen ahdistelu työpaikalla, pidetään vakavina tai arkaluontoisina. Näistä voidaan raportoida globaalisti Speak Up -kanavan kautta, mikäli et ole voinut puhua niistä oman esimiehesi tai People & Culture -yksikön kanssa. 

Varkaudesta ja yrityksen tai asiakkaan omaisuuden vahingoittamisesta ilmoittaminen  

- ISS:n työntekijän tai esimiehen tekemä varkaus tai vahingonteko tulee käsitellä suoraan lähimmän esimiehen tai lakiosaston kanssa. Jos et voi käsitellä asiaa esimiehesi tai lakiosaston kanssa, käänny talousjohtajan puoleen. 

- Tapauksissa, joissa et voi ilmoittaa varkaudesta tai omaisuusvahingosta paikalliseen ISS-organisaatioosi, voit harkita ilmoituksen tekemistä Speak Up -kanavan kautta. 

Petoksesta ilmoittaminen 

ISS:llä on nollatoleranssi työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden tekemille petoksille. Petos on tahallinen harhautus, jolla varmistetaan epävarma tai laiton hyöty. Petoksia voi esiintyä kaikilla organisaation tasoilla. Alla on kaksi esimerkkiä, mutta erityyppisiä petoksia on toki enemmänkin. 

- Yksi esimerkki voi olla työajan tai palkan virheellinen ilmoittaminen, mikä voi johtaa liian suuren palkan maksamiseen. Jos saat tietoosi tällaisen petoksen, ota yhteys palkanlaskijaan. 

- Petoksia voi ilmetä myös tapauksissa, joissa toimittajat tai alkihankkijat yrittävät veloittaa ylimääräistä toimittamistaan palveluista tai tuotteista. Jos saat kuulla tämäntyyppisestä yhteistyöstä toimittajien tai alihankkijoiden kanssa, ota yhteys lakiosastoon tai talousjohtajaan. 

Lainvastaisesta toiminnasta ilmoittaminen 

- ISS pyrkii olemaan lainkuuliainen yrityskansalainen kaikissa maissa, joissa se toimii kansainvälisten ja paikallisten lakien ja säädösten mukaisesti. ISS on laatinut kansainvälisiä toimintaohjeita noudattaakseen kilpailuun ja lahjontaan liittyvää lainsäädäntöä. 

- Näiden lakien rikkomista pidetään vakavana ja arkaluontoisena asiana, josta voi tehdä ilmoituksen Speak Up -kanavan kautta.

Olemme ottaneet käyttöön menettelytapoja varmistaaksemme, että Speak Up-kanavassa antamasi tiedot, myös yhteystietosi, käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti. Voit myös tiedustella käsiteltävän asian tilaa.   

- Huomaathan, että maassa, josta käsin teet ilmoituksen, saattaa olla lakisääteisiä rajoituksia koskien ilmoitusten anonyymiyttä. Speak Up -järjestelmää säätelee Tanskan tietosuojalaki. Lain mukaan ISS:n on jätettävä huomiotta ja poistettava kaikki raportit, jotka eivät koske vakavia tai arkaluonteisia asioita. Ilmoituksesi saatetaan hylätä Speak Up -järjestelmässä myös siksi, ettei sitä ole ilmoitettu oikeassa ilmoituskanavassa.   

- Poikkeustapauksissa, joissa on todennäköistä että yllämainittu menetelmä voi häiritä asian tutkimista, Business Integrity Committee voi antaa luvan poiketa yllä mainituista toimista. Emme kuitenkaan paljasta henkilöllisyyttäsi tai yhteystietojasi, ellet ole etukäteen antanut siihen suostumustasi. 

Yhteenveto prosessista:

1. Ilmoitus: Speak Up -ilmiantokanavan kautta tehdyt ilmoitukset toimitetaan turvallisesti ja salatussa muodossa sisäisen tarkastuksen päällikölle.

2. Arviointi: Sisäisen tarkastuksen päällikkö arvioi, täyttääkö ilmoitettu asia Speak Up -käytännön säännöt. Sen jälkeen asia toimitetaan  Business Integrity Committeelle käsiteltäväksi.

3. Toimenpide: Tutkinta, toimenpiteet ja palaute käyttäjälle.

Tee ilmoitus verkossa tai puhelimitse äänittämällä viestisi ja yhteystietosi.

Ilmoittaminen verkossa

Ilmoittaminen puhelimitse:

Australia +(61) 384004587 
Brasilia +(55) 2135000242 
Chile +(56) 225708734 
Kiina +(86) 1053875779
Tanska +(45) 38176348
Suomi +(358) 942450434 
Ranska +(33) 182889360
Indonesia +(62) 8033218106
Intia +(91) 0008000501320
Meksiko +(52) 5511689935 
Alankomaat +(31) 208081296 
Norja +(47) 23962607 
Espanja +(34) 911233031 
Ruotsi +(46) 638800915 
Sveitsi +(41) 435086912 
Sveitsi (ranska) +(41) 435084660 
Sveitsi (italia) +(41) 435084643 
Turkki +(90) 2129001873
Britannia +(44) 02035144260 
USA +(1) 6467129310

ME LUOMME TILOJA, JOISSA  ON HYVÄ OLLA.

Yli 40.5 tuhatta asiakasta yli 30 maassa