Tilamuutokset strategisen muutoksen tukena

 Kokonaisvaltainen tilasuunnittelu on yritykselle sijoitus, joka maksaa itsensä takaisin työhyvinvoinnin nousuna ja osaajien sitouttamisena.

– Muutos on aina luonteva vaihe kehittyä ja vastaanottaa uutta. Ilman vanhasta luopumista emme kehity. Kuitenkin meille ihmisille on luontevampaa välttää muutosta ja ennemmin säilyttää jopa sellainenkin kaava, joka ei toimi, juttelee ISS Palveluiden tilasuunnittelusta ja -hallinnasta vastaava Helena Hallanoro, jolla on pitkä kansainvälinen kokemus työympäristömuutosten parissa työskentelystä ja erikokoisten yritysten tilamuutosten tukemisesta.

Tilamuutosprojektit ovat aina muutostilanteita ja kytkeytyvät usein yritysten muihin muutoksiin, esimerkiksi henkilöstömäärän, liiketoimintamallin tai työtapojen muutokseen. Jotta työtilat voivat tukea uudessa tilanteessa työntekoa parhaimmalla mahdollisella tavalla, tulisi tilamuutokset suunnitella kokonaisvaltaisesti yhdessä ammattilaisten kanssa.

– Tilamuutosten tärkeä tehtävä on tukea yrityksen strategisten muutosten toteutumista. Yrityksen tulos tehdään työympäristössä, joten työympäristön pitää tukea työntekoa, Hallanoro ajattelee.  

­­Hänen mukaansa ISS:n vahvuus tilamuutostilanteissa on kokonaiskuvan hallinta.

– Haluamme olla asiakkaan strateginen kumppani ja olla mukana matkalla yrityksen rakentaessa suuntaa omalle liiketoiminnalleen – aina toimitilojen suunnittelusta niiden toteutukseen, kiinteistöpalvelujen tarjoamiseen sekä tilahallintaan, jossa seuraamme kiinteistön käyttöastetta sekä kulutusta ja tuomme sitä kautta kustannustehokkuutta, Hallanoro kertoo.

Tilamuutokset ovat sijoitus

 Tilamuutokset ja tilojen kehittäminen ovat pitkäaikaisia sijoituksia, jotka maksavat itsensä takaisin.  Toimivat työtilat voivat toimia niin rekrytoinnin porkkanana kuin tapana sitouttaa osaajia. Kiristyvä kilpailu osaavista ja koulutetuista henkilöresursseista on nostanut painetta myös yrityksille ymmärtää toimitilat osana liiketoimintaa.

 – Ihminen on psykofyysissosiaalinen kokonaisuus. Työntekijät ovat erilaisia sen suhteen, miten he vastaanottavat ja käsittelevät erilaisia ulkoapäin tulevia ärsykkeitä. Tämän tulisi näkyä toimitiloissa eli tilojen pitää tarjota käyttäjille erilaisia vaihtoehtoja työtehokkuuden säilyttämiseksi. Ergonomiset tarpeet on puolestaan huomioitava kalustevalinnoissa. Mikä onkaan häiritsevämpää kuin istua neuvotteluhuoneessa useampi tunti palaverissa sellaisessa tuolissa, josta puuttuu säädettävyys. Huono istuma-asento vaikuttaa jaksamiseen ja siten palaveriosallistujan kykyyn keskittyä kokouksen pääaiheeseen, Hallanoro havainnollistaa.

Monimuotoiset ja hyvin akustoidut toimitilat parantavat sekä työtehoa että työhyvinvointia. Meluisa ympäristö on energiasyöppö.

– Jos keskittymistilaan pääseminen vie enemmän aikaa kuin itse työtehtävän suorittaminen, on edessämme päivästä toiseen väsyneitä ja tehottomia työntekijöitä. Kun asiakas lähtee niin sanottuun avokonttorimalliin, suosittelen sellaisia aluejakoja, joissa työpistemäärät per neliömetri eivät nouse turhan korkeiksi. Työhyvinvointi on tärkeää, sillä työntekijät tekevät yrityksestä menestyvän, Hallanoro painottaa.

Hän muistuttaa, että tilojen tulisi tarjota kohtaamisalueita, joissa työntekijällä on mahdollisuus tuntea kuuluvansa osaksi yhteisöä ja joissa luontevalle vuorovaikutukselle on paikkansa. Samanaikaisesti tilojen on tarjottava alueita, joissa kunnioitetaan yhteisön muiden jäsenten työrauhaa.

 – Kun tila on toimiva, se näkyy työntekijöiden motivaatiossa ja tuloksessa. 

Muutostilanteiden kumppani

ISS:n toteuttamat tilamuutosprojektit alkavat yhteisen tahtotilan määrittämisestä asiakkaan kanssa.  Toimitilamuutoksessa työntekijöiden sitouttaminen on onnistuneen muutosprojektin keskiössä.

– Avoin ja vuorovaikutteinen projektinjohtaminen on tätä päivää. Pidän ensiarvoisen tärkeänä, että mukana asiakkaan tärkeässä muutoksessa on työhyvinvoinnin asiantuntemusta, jota meillä ISS:llä on tarjota, Hallanoro sanoo ja jatkaa: 

– ISS:n kokonaispalveluratkaisussa tilasuunnittelu ja -hallinta sekä toteutuksista vastaava projektitoiminto ovat osa asiakkaan kanssa rakennettavaa kokonaisuutta. Yrityksen toimintatavat ja -kulttuurin tunteva kumppani pystyy nopeasti reagoimaan haasteisiin ja tarpeisiin tarvittavin palveluin ja muutoksin.

ISS:llä työskentelee tilamuutosten parissa laaja kirjo ammattilaisia aina sisustusarkkitehdeistä talotekniikan osaajiin.

– ISS:n valtti on kokonaispalvelussa. Tilamuutostiimin ohella esimerkiksi siivouspalveluidemme ammattilaisilla on arvokasta käytännön tietotaitoa siitä, miten erilaiset pintamateriaalit kestävät huollon ja päivittäisen puhdistuksen, Hallanoro korostaa.

Lisäksi digitaalisuus on sekä tätä päivää että tulevaisuutta. 

– Tulevaisuuden älykkäässä toimitilassa nähdään esimerkiksi erilaisen lämpötilan alueita, joista työntekijät voivat valita päivän aikana sen, joka kulloinkin vastaa heidän vireystilansa tarpeisiin. Tällainen opettaa meitä kuuntelemaan kehoamme ja tekemään tarvittavia siirtoja, jotta energiatasomme pysyy hyvänä sekä koko työpäivän ajan että sen jälkeen koittavana vapaa-aikana.

 

 

Lue myös: Näin saat ihmiset voimaan hyvin ja viihtymään työpaikalla