Vakavista ja arkaluontoisista tilanteista ilmoittaminen

Opas on apunasi, kun haluat tietää onko kyseessä vakava tai arkaluontoinen tilanne tai löytää sopivan raportointikanavan. 

Opas ei erittele kaikkia mahdollisia tapauksia, joista voi ilmoittaa Speak Up -käytännön mukaisesti. Se kuvaa kaikkien sidosryhmien kannalta yleisimmät raportoitavat tapaukset. Käytä aina omaa harkintakykyäsi ennen Speak Up -ilmoituksen tekemistä. 

Luottamuksellisuus 

Kaikki viestit käsitellään nimettömästi ja luottamuksellisesti, ellet toisin mainitse. Oman nimesi ja ongelman mahdollisimman tarkkojen tietojen antaminen on suositeltavaa, jotta asia voidaan tutkia. Jatkokysymyksien esittäminen ja asian tutkiminen eivöt välttämättä onnistu, ellei tietojen lähdettä tunnisteta. Pyydämme antamaan mahdollisimman paljon tietoa ilmoitetun ongelman tutkinnan helpottamiseksi. ISS käsittelee kaikki tämän käytännön kautta esiin tuodut ongelmat luottamuksellisesti, lukuun ottamatta siltä osin kuin on tarpeen täydellisen ja oikeudenmukaisen tutkinnan suorittamiseksi. Ilmoittajan henkilöllisyys pidetään salassa. 

Tutustu Speak Up -käytäntöömme

Työpaikkaan liittyvistä ongelmista ilmoittaminen 

- Työntekijöiden virheistä tai arvojen vastaisesta toiminnasta on ilmoitettava ISS:llä omalle esimiehelle tai yksikön johtajalle. 

- Tilanteita, jotka voivat johtaa vakavaan onnettomuuteen tai kuolemaan, samoin kuin väkivaltainen tai syrjivä käytös, kuten seksuaalinen ahdistelu työpaikalla, pidetään vakavina tai arkaluontoisina. Näistä voidaan raportoida globaalisti Speak Up -kanavan kautta, mikäli et ole voinut puhua niistä oman esimiehesi tai People & Culture -yksikön kanssa. 

Varkaudesta ja yrityksen tai asiakkaan omaisuuden vahingoittamisesta ilmoittaminen  

- ISS:n työntekijän tai esimiehen tekemä varkaus tai vahingonteko tulee käsitellä suoraan lähimmän esimiehen tai lakiosaston kanssa. Jos et voi käsitellä asiaa esimiehesi tai lakiosaston kanssa, käänny talousjohtajan puoleen. 

- Tapauksissa, joissa et voi ilmoittaa varkaudesta tai omaisuusvahingosta paikalliseen ISS-organisaatiossasi, voit harkita ilmoituksen tekemistä Speak Up -kanavan kautta. 

Petoksesta ilmoittaminen 

ISS:llä on nollatoleranssi työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden tekemille petoksille. Petos on tahallinen harhautus, jolla varmistetaan epävarma tai laiton hyöty. Petoksia voi esiintyä kaikilla organisaation tasoilla. Alla on kaksi esimerkkiä, mutta erityyppisiä petoksia on toki enemmänkin. 

- Yksi esimerkki voi olla työajan tai palkan virheellinen ilmoittaminen, mikä voi johtaa liian suuren palkan maksamiseen. Jos saat tietoosi tällaisen petoksen, ota yhteys palkanlaskijaan. 

- Petoksia voi ilmetä myös tapauksissa, joissa toimittajat tai alkihankkijat yrittävät veloittaa ylimääräistä toimittamistaan palveluista tai tuotteista. Jos saat kuulla tämäntyyppisestä yhteistyöstä toimittajien tai alihankkijoiden kanssa, ota yhteys lakiosastoon tai talousjohtajaan. 

Lainvastaisesta toiminnasta ilmoittaminen 

- ISS pyrkii olemaan lainkuuliainen yrityskansalainen kaikissa maissa, joissa se toimii kansainvälisten ja paikallisten lakien ja säädösten mukaisesti. ISS on laatinut kansainvälisiä toimintaohjeita noudattaakseen kilpailuun ja lahjontaan liittyvää lainsäädäntöä. 

- Näiden lakien rikkomista pidetään vakavana ja arkaluontoisena asiana, josta voi tehdä ilmoituksen Speak Up -kanavan kautta. 

Ilmoita epäkohdasta Speak Up -kanavassa tai soittamalla Speak Up -puhelimeen. 

Olemme ottaneet käyttöön menettelytapoja varmistaaksemme, että Speak Up-kanavassa antamasi tiedot, myös yhteystietosi, käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti. Voit myös tiedustella käsiteltävän asian tilaa.  

- Huomaathan, että maassa, josta käsin teet ilmoituksen, saattaa olla lakisääteisiä rajoituksia koskien ilmoitusten anonyymiyttä. Speak Up -järjestelmää säätelee Tanskan tietosuojalaki. Lain mukaan ISS:n on jätettävä huomiotta ja poistettava kaikki raportit, jotka eivät koske vakavia tai arkaluonteisia asioita. Ilmoituksesi saatetaan hylätä Speak Up -järjestelmässä myös siksi, ettei sitä ole ilmoitettu oikeassa ilmoituskanavassa.  

- Poikkeustapauksissa, joissa on todennäköistä että yllämainittu menetelmä voi häiritä asian tutkimista, Business Integrity Committee voi antaa luvan poiketa yllä mainituista toimista. Emme kuitenkaan paljasta henkilöllisyyttäsi tai yhteystietojasi, ellet ole etukäteen antanut siihen suostumustasi. 

Yhteenveto prosessista:

1. Ilmoitus: Speak Up -ilmiantokanavan kautta tehdyt ilmoitukset toimitetaan turvallisesti ja salatussa muodossa sisäisen tarkastuksen päällikölle.

2. Arviointi: Sisäisen tarkastuksen päällikkö arvioi, täyttääkö ilmoitettu asia Speak Up -käytännön säännöt. Sen jälkeen asia toimitetaan 
Business Integrity Committeelle käsiteltäväksi.

3. Toimenpide: Tutkinta, toimenpiteet ja palaute käyttäjälle.